Handleiding Digitaal Overdracht Dossier (DOD)

Wat is het DOD?

Het Digitale Overdracht Dossier maakt digitale overdracht van leerlinggegevens tussen de administratieve systemen tussen scholen in het basis- en voortgezet onderwijs mogelijk. Ook bij verhuizingen van leerlingen binnen het basisonderwijs speelt het DOD een belangrijke rol.

Alle leveranciers van administratieve programma’s in het basisonderwijs en het Voortgezet Onderwijs werken hieraan mee. Ook is het mogelijk om met het DOD eventuele bijlage(n) mee te sturen. Het is de bedoeling dat u de zogenaamde DODjes per e-mail naar de V.O. stuurt. De gegevens zijn beveiligd zodat ze niet door anderen gelezen kunnen worden.

Wilt u meer informatie over het DOD kijkt u dan op www.vdod.nl

Voorbereidingen van de toetsen in WinSas voor het DOD.

Deze voorbereiding is alleen nodig als u gebruik maakt van de toetsen in WinSas.
Omdat de toetsen in WinSas door andere administratie pakketten moet worden ingelezen is het noodzakelijk om een dodcode aan de toetsen te koppelen. Dit is een uniforme code die alle pakketten gebruiken.
Hoe koppel ik de DOD-code aan de toetsen in WinSas?
1. Citotoetsen

Ga in WinSas naar Cito en klik links op de bovenste toets en klik dan op de knop "Wijzig"
U krijgt nu dit scherm te zien.



 

Klik nu bovenaan naast Citocode op DOD-code en zoek
de betreffende code op, in dit voorbeeld BEGR1.



Vul nu bij ieder moment de code in zoals in dit voorbeeld.



Doe dit daarna bij alle Citotoetsen die u in WinSas gebruikt.

2. Savutoetsen

Ga in WinSas naar SAVU en klik links op de bovenste toets en klik dan op de knop “Wijzig”
U krijgt nu dit scherm te zien.



Klik nu op het vraagtekentje bij DOD code en zoek de betreffende code op.
Staat hij er niet bij kies dan “Geen”.

Hoe maak ik een DOD aan in WinSas?

Ga in WinSas naar Systeembeheer en kies daar het Tabblad Speciale Handelingen.
Er zijn hier 2 knoppen bijgekomen:



Klik op DOD Exporteren en u ziet het volgende scherm:

  • 1         U selecteert eerst de leerling van wie u de gegevens wilt exporteren.

  • 2         U kiest een map waar u de gegevens wilt opslaan.

  • 3         U selecteert de eventuele bijlage(n) die u wilt meesturen.

  • 4         U kunt eventueel een password van 4 cijfers invoeren. Dit is niet noodzakelijk want in het programma zit al een code ingebouwd. Kiest u er toch voor om een password van 4 cijfers in te vullen dan moet u deze code wel communiceren naar de ontvangende school, want anders kunnen zij het bestand niet openen.

  • 5         U kunt nu nog aangeven welke gegevens u wilt meesturen. Als u alle vinkjes uitzet dan worden alleen de gegevens van de leerling verstuurd

Als u nu op de knop OK klikt wordt het DOD aangemaakt in de map die u hebt opgegeven. In de naam van het bestand staat het brinnummer van de school, de naam van de leerling en de datum waarop het bestand is aangemaakt.

Dit bestand of bestanden kunt u sturen naar de school waar het of de kind(eren) naar toegaan.

(e-mailen of op een diskette) .

U moet wel even afspreken met de ontvangende school of er een berichtje wordt verstuurd of de gegevens zijn aangekomen.

Hoe importeer ik leerlinggevens in WinSas?

Als u een DOD van een andere school ontvangt dan kunt deze importeren via Systeembeheer op het tabblad Speciale Handelingen met de knop DOD importeren.

U krijgt nu het volgende scherm te zien:

  • 1         U kiest het DOD bestand wat de andere school naar u heeft verzonden.

  • 2         U geeft aan in welke map hij het moet uitpakken
    (In die map komen ook de eventuele bijlage(n) te staan

  • 3         Als de andere school een password heeft ingevuld en aan u heeft gegeven vul dit dan in

  • 4         Geef aan in welke groep het kind komt.

  • 5         Klik nu op OK en de gegevens worden ingelezen en wordt er gevraagd of u een bewijs van inschrijving wilt afdrukken.

  • 6         De leerling staat u in uw bestand, controleer de gegevens nog even.